BI beheermodel

De noodzaak voor een BI beheermodel.

Hoewel een datawarehouse-omgeving in grote mate een IT-applicatie is, en in die zin kan worden beheerd als alle andere bedrijfsapplicaties, toont de praktijk anders aan. Een datawarehouse is als applicatie over het algemeen hét hulpmiddel voor de bestuurlijke informatievoorziening van een organisatie. Het levert informatie voor diverse, onderdeel overstijgende, bestuurlijke processen. Het moet dan ook voldoen aan de eisen die hieraan gesteld worden:

• geïntegreerde informatie
• kwalitatief
• tijdig
• toegankelijk
• flexibel

Onder een datawarehouse-omgeving verstaan we alle noodzakelijke componenten die nodig zijn voor business intelligence. 

De primaire processen en daarmee de bedrijfsinformatieobjecten (klant, product, offerte, aankoop, etc.) hebben een stabiel karakter, maar de organisatie is continu in beweging. Beweging onder invloed van de omgeving, zoals klantgedrag, concurrentie, bedrijfskolom en wetgeving. Beweging ook in de eigen doelstellingen (visie, missie en strategie) en het groeiproces van elke organisatie. 

Informatiebeheersing speelt hierin een grote rol:

• Van kleine organisatie waar iedereen van alles op de hoogte is, naar
• organisaties waar informatie-eilanden ontstaan tot
• organisaties waar informatie wordt gedeeld om tot nieuwe inzichten te komen tot
• organisaties waar informatie wordt gedeeld met de omgeving. 

De architectuur van een datawarehouse vangt in essentie het beschreven conflict in de bestuurlijke informatievoorziening op. Namelijk tussen enerzijds stabiliteit in het proces en gegevensmodel en anderzijds flexibiliteit in de informatievoorziening van de besturing. Tussen vraag en aanbod.

De architectuur van de datawarehouse-applicatie in termen van data en processen geeft de mogelijkheid om de gewenste stabiliteit en flexibiliteit te combineren. Maar een beheerorganisatie rond de applicatie moet dit waarmaken.

Hoofdtaken beheerorganisatie
De applicatie aan de vraagkant, het front-end of Business Intelligence-omgeving, moet blijven aansluiten aan de wens vanuit de business. 

- Centreren van (business) kennis rond de applicatie geeft nieuwe bedrijfsbrede inzichten. 
- Het inzetten van nieuwe technologieën, denk aan b.v. datamining en informateportals, leidt tot nieuwe bedrijfsmogelijkheden.
- Pro-actieve ondersteuning in het gebruik van de applicatie leidt tot efficiëntie en kwaliteitsverbetering in de informatievoorziening.

De applicatie aan de aanbodkant, het back-end of het eigenlijke data warehouse, moeten voortdurend worden bewaakt op volledigheid, juistheid en tijdigheid van de aanlevering van data en de performance van de data. Daarnaast moeten extra bronnen worden ontsloten als de vraag naar nieuwe informatie ontstaat.

Onderstaande conclusies van een Gartner seminar, al in 2002, over de BI-organisatie wijzen in de richting van de noodzaak tot een proactief beheer. Daarin kan de kloof tussen de IT-organisatie enerzijds (stabiliteit) en de business (flexibiliteit) anderzijds worden opgevangen. Alleen dan is een datawarehouse echt succesvol en voegt het iets wezenlijks toe aan de bedrijfsvoering. Leidt het tot werkelijke business intelligence.  In tegenstelling tot veel datawarehouses die met alle goede bedoelingen niet meer zijn dan een vervangende applicatie voor rapportages uit de operationele omgevingen.  

Gartner heeft voor de BI-beheeromgeving het begrip BI Competence Center (BICC) in het leven geroepen. Om te komen tot een intelligente organisatie moet specialistische kennis gecentraliseerd beschikbaar worden gemaakt. Het inrichten van een BICC en het behalen van haar doelstellingen vereist doorzettingsvermogen. Euclides staat een nuchter en gefaseerd groeimodel voor, zonder pretenties. Wij hanteren dan ook een terminologie die daarbij past en praten over een BI-beheermodel.

Het Euclides BI-beheermodel. 

Het Euclides BI-beheermodel is een raamwerk om een op maat gemaakte BI-organisatie in te richten. Het geeft de verschillende clusters van activiteiten weer rond een datawarehouse, gefundeerd op de verschillende belangen in uw organisatie. 

Hoewel het model zelf dus geen organisatieschema is, is het goed te matchen met de bestaande beheerorganisatie van applicaties. Het inrichtingsproces van de beheerorganisatie van het datawarehouse spitst zich dan ook met name toe op die taken die buiten het reguliere applicatiebeheer vallen. Het gaat dan veelal om het gebruiksproces van de informatie, de vraagkant, en de aansluiting van aanbod op vraag, het delivery proces.

 Uitgangspunten rond het model.

1. Centraal Data warehouse
   De datawarehouse applicatie bestaat onder andere uit een centrale gegevensverzameling, waaraan de bronnen aanleveren. Datamarts worden alleen gevoed, vanuit deze centrale datawarehouse.  Eigendom van de applicatie is bedrijfsbreed en daarom dusdanig organisatorisch opgehangen dat het beheer van de applicatie onafhankelijk is van de informatieafnemers en dataleveranciers. 
   
   
2. Afnemer bepaalt
   De afnemers zijn in principe vrij in hetgeen ze willen afnemen aan informatie en bepalen ook op welke wijze. Inrichting van de toegang tot het datawarehouse is dan ook per afnemer (organisatieonderdeel/proces/applicatie). Deze is tevens eigenaar van deze toegang.
   
   
3. Afnemer betaalt
   Een (interne) doorbelasting systematiek is geen onderdeel van het beheermodel, maar biedt wel voordelen om te komen tot een goede kosten/baten verhouding. Focus blijft hiermee dicht bij de informatiebehoefte.
   
   
4. De dataleverancier moet leveren
   Eigenaren van brondata zijn verplicht om benodigde gegevens te leveren aan het datawarehouse. Zij zijn verantwoordelijk voor de juiste en tijdige levering en voor de kwaliteit ervan. Hiervoor worden gegevens levering overeenkomsten (GLO's) afgesloten met de BI beheerorganisatie.
   
   
5. Bestuurlijke informatie voorziening gecentraliseerd 
   De verantwoordelijkheid voor een optimale bestuurlijke informatievoorziening is bedrijfsbreed en wederom dusdanig organisatorisch belegd dat het onafhankelijk is van de informatieafnemers en dataleveranciers. Dit geldt voor zowel informatie- als datamanagement. Richtlijnen en standaarden rond data-integratie, definitie, gebruik en interpretatie worden vanuit dit cluster uitgevaardigd en gecontroleerd. 
   
   
6. Informatiegedreven
   De opbouw van het datawarehouse is informatiegedreven. Het doel van het datawarehouse is het leveren van informatie, niet het beheren van data. De beheerorganisatie richt zich dan ook op het leveren van de dienst informatievoorziening.
   Informatiegedreven houdt ook in dat de gegevensinrichting zich toespitst op het leveren van informatie. Gegevens die niet van toepassing zijn op huidige en/of toekomstige informatievragen worden niet opgenomen in het datawarehouse. Het datawarehouse ondersteunt geen kritische bedrijfsapplicaties. Dit brengt namelijk andere eisen en wensen ten aanzien van infrastructuur, applicatiearchitectuur en beheerorganisatie met zich mee.
   
   
7. Aansluiting bij bestaande infrastructuur
   Standaarden, technieken, tools en werkwijzen sluiten aan bij de bedrijfsbrede uitgangspunten. Alleen waar deze voor datawarehousing niet werken, kunnen we uitzonderingen toestaan. Hiermee breiden we ze dan ook uit.
   
   
8. Formalisering van afspraken
   Het beheermodel gaat uit van een formalisering van afspraken en communicatie. De resultaten van de onderhandelingen tussen de partijen leggen we vast in een Service Level Agreement.  

Contact

Wilt u meer informatie? Neemt u dan contact met ons op via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. of bel met Martin Genuit, tel. +31 (0)6 304 18 297.

Euclides - de juiste beslissing.